Toplantı & Organizasyon Yönetimi (MICE)

MICE Organizasyon ve Kurumsal Etkinlik Yönetimi

Etkinliğinizin Her Aşaması Tek Ekip, Tek Operasyon ve Tek Teknoloji Altyapısıyla Yönetilsin

Başarılı bir kurumsal etkinlik yalnızca doğru mekânı seçmekten ibaret değildir. Katılımcıların seyahat planlarından kayıt süreçlerine, etkinlik konseptinden saha operasyonuna, bütçe yönetiminden etkinlik sonrası raporlamaya kadar onlarca sürecin birbiriyle uyumlu ilerlemesi gerekir.

Viking MICE; toplantı, kongre, konferans, teşvik seyahati, bayi toplantısı, ürün lansmanı ve kurumsal etkinliklerinizi uçtan uca yönetir.

Viking Turizm’in kurumsal seyahat yönetimi deneyimini yaratıcı etkinlik yaklaşımı, güçlü saha operasyonu ve Viking MICE App teknolojisiyle birleştiririz. Böylece etkinliğiniz ile katılımcılarınızın uçuş, konaklama, transfer ve vize süreçleri farklı tedarikçiler arasında dağılmaz; tek ekip tarafından planlanır, uygulanır ve raporlanır.

Etkinlik hedefinizi anlatın; konseptten dönüş yolculuğuna kadar tüm süreci birlikte planlayalım.

Viking MICE Hangi Hizmetleri Sunar?

Her etkinliği şirketinizin hedeflerine, katılımcı profiline, bütçesine ve marka kimliğine göre tasarlarız. Hazır bir organizasyon paketini uygulamak yerine, ihtiyaca özel bir etkinlik modeli geliştiririz.

Kurumsal Toplantı ve Konferans Organizasyonu

Yönetim toplantıları, satış toplantıları, eğitim programları, seminerler, zirveler ve şirket buluşmaları için tüm operasyonu tek merkezden yönetiriz.

Hizmet kapsamımız:

• Etkinlik hedefinin ve ihtiyaçların belirlenmesi
• Şehir, destinasyon ve mekân araştırması
• Otel ve toplantı salonu seçimi
• Teknik prodüksiyon ve sahne kurulumu
• Ses, ışık, görüntü ve simultane tercüme çözümleri
• Ulaşım, konaklama ve transfer organizasyonu
• Kayıt ve katılımcı iletişimi
• Yeme-içme ve sosyal program planlaması
• Saha ekibi ve operasyon yönetimi
• Bütçe takibi ve etkinlik sonrası raporlama

İster küçük bir üst yönetim toplantısı ister yüzlerce katılımcının yer aldığı geniş kapsamlı bir konferans düzenleyin; operasyonun her adımını kurumunuz adına takip ederiz.

Kongre ve Fuar Hizmetleri

Türkiye’de veya yurt dışında düzenlenen kongre ve fuarlara bireysel ya da grup katılım süreçlerinizi yönetiriz.

Kongre kayıtlarından uçuş ve konaklama rezervasyonlarına, vize koordinasyonundan havalimanı transferlerine kadar katılımcılarınızın ihtiyaç duyduğu tüm seyahat ve etkinlik hizmetlerini tek plan altında birleştiririz.

Kongre ve fuar hizmetlerimiz:

• Katılımcı kayıtlarının alınması
• Grup uçuşlarının planlanması
• Otel rezervasyonları
• Vize koordinasyonu
• Havalimanı ve şehir içi transferler
• Karşılama ve yönlendirme hizmetleri
• Toplantı ve özel davet organizasyonları
• Katılımcı bilgilendirmeleri
• Yerinde operasyon desteği

Bu bütünleşik yapı sayesinde organizasyon ekibiniz farklı seyahat ve etkinlik tedarikçilerini ayrı ayrı yönetmek zorunda kalmaz.

Teşvik Seyahatleri

Teşvik seyahatleri yalnızca bir ödül değil; çalışan bağlılığını, motivasyonu ve kurum kültürünü güçlendiren stratejik deneyimlerdir.

Katılımcı profilinize ve şirket hedeflerinize uygun yurt içi veya yurt dışı destinasyonları belirler; seyahatin temasını, aktivitelerini ve tüm operasyonunu tasarlarız.

Teşvik seyahatlerinde:

• Destinasyon araştırması
• Konsept ve program geliştirme
• Grup uçuşları
• Konaklama
• Transfer
• Vize koordinasyonu
• Kültürel ve sosyal aktiviteler
• Özel yemek ve davetler
• Rehberlik hizmetleri
• Saha operasyonu
• Bütçe ve sonuç raporlaması

Katılımcıların uzun süre hatırlayacağı bir deneyim yaratırken, kurumunuzun bütçe ve operasyon beklentilerini de kontrol altında tutarız.

Bayi Toplantıları ve Bayi Gezileri

Bayi toplantıları; yeni hedeflerin paylaşılması, satış ekiplerinin motive edilmesi ve iş ortaklarıyla ilişkilerin güçlendirilmesi için önemli buluşmalardır.

Viking MICE, toplantının iş hedefleriyle sosyal programını dengeli biçimde kurgular. Böylece katılımcılar yalnızca bilgi aldıkları değil, markanızla daha güçlü bağ kurdukları bir deneyim yaşar.

Hizmetlerimiz:

• Toplantı konsepti ve program akışı
• Destinasyon ve otel seçimi
• Katılımcı davet ve kayıt süreçleri
• Uçuş ve transfer koordinasyonu
• Toplantı salonu ve teknik prodüksiyon
• Gala yemeği ve ödül törenleri
• Takım aktiviteleri
• Şehir turları ve özel deneyimler
• Saha operasyonu
• Bütçe ve katılımcı raporları

Ürün Lansmanları

Bir ürün lansmanının başarısı, ürünün özelliklerini anlatmanın ötesinde markanın hedef kitlesine nasıl bir deneyim sunduğuyla ilgilidir.

Ürününüzün konumlandırmasına, hedef kitlesine ve iletişim hedeflerine uygun bir lansman konsepti geliştiririz. Mekân seçiminden sahne tasarımına, teknik prodüksiyondan misafir yönetimine kadar tüm süreci tek ekip olarak yürütürüz.

Ürün lansmanı hizmetlerimiz:

• Yaratıcı konsept geliştirme
• Mekân araştırması ve seçimi
• Sahne, dekor ve görsel tasarım
• Ses, ışık ve görüntü sistemleri
• Davetli ve protokol yönetimi
• Kayıt ve karşılama
• Catering
• Sanatçı ve performans organizasyonu
• Basın ve özel misafir operasyonları
• Transfer ve konaklama
• Etkinlik günü saha yönetimi

Kurumsal Davetler ve Özel Etkinlikler

Şirket yıl dönümleri, ödül törenleri, gala yemekleri, açılışlar, kutlamalar ve çalışan etkinlikleri için markanıza özel organizasyonlar tasarlarız.

Etkinliğin yaratıcı fikrini operasyonel gerçeklerle buluşturur; misafir deneyiminin her temas noktasını planlarız.

 

Kurumsal Seyahat ve MICE Operasyonları Neden Birlikte Yönetilmeli?

Kurumsal etkinliklerde seyahat ve organizasyon süreçleri birbirinden ayrı değildir.

Bir uçuş değişikliği transfer planını, transfer planı kayıt saatini, kayıt saati toplantı akışını etkileyebilir. Konaklama listesindeki bir değişiklik oda planından yeme-içme adetlerine kadar birçok süreci yeniden şekillendirebilir.

Viking MICE’ın farkı, kurumsal seyahat yönetimi ile etkinlik operasyonlarını aynı ekip ve aynı teknoloji altyapısıyla yönetmesidir.

Bu bütünleşik model sayesinde:

• Uçuş, otel, transfer ve etkinlik bilgileri aynı operasyon planında birleşir.
• Katılımcı değişiklikleri daha hızlı takip edilir.
• Farklı tedarikçiler arasındaki iletişim yükü azalır.
• Bütçe kontrolü kolaylaşır.
• Olası aksaklıklara daha hızlı müdahale edilir.
• Organizasyon sonrası daha bütüncül raporlama yapılabilir.
• Kurumunuzun tek bir sorumlu ekip üzerinden ilerlemesi sağlanır.

Sonuç olarak etkinlik yöneticileri ayrıntılar arasında kaybolmak yerine etkinliğin hedeflerine ve katılımcı deneyimine odaklanabilir.

Viking MICE App ile Dijital Katılımcı Yönetimi

Viking MICE App, etkinlik öncesinden etkinlik sonrasına kadar katılımcı iletişimini ve bilgi akışını dijitalleştiren etkinlik yönetimi çözümümüzdür.

Katılımcılar uygulama üzerinden:

• Etkinlik programını görüntüleyebilir.
• Kişisel ajandalarını oluşturabilir.
• Oturum ve program hatırlatmaları alabilir.
• Uçuş bilgilerine erişebilir.
• Otel ve transfer detaylarını kontrol edebilir.
• Program değişikliklerini anlık bildirimlerle takip edebilir.
• Etkinlik dokümanlarına ulaşabilir.
• Diğer katılımcılarla iletişim kurabilir.

Organizasyon ekipleri ise program değişikliklerini ve kritik duyuruları katılımcılara hızlı biçimde iletebilir.

Basılı materyal ihtiyacını azaltan bu yapı, daha düzenli, ölçülebilir ve katılımcı odaklı bir etkinlik deneyimi oluşturur.

Viking MICE App’i İnceleyin

 

Etkinliğinizi Nasıl Yönetiyoruz?

1. İhtiyaç ve Hedef Analizi

Etkinliğin amacını, katılımcı profilini, tahmini kişi sayısını, tarih aralığını, bütçeyi ve başarı kriterlerini birlikte belirleriz.

2. Konsept ve Destinasyon Tasarımı

Etkinliğin hedeflerine uygun yaratıcı yaklaşımı geliştirir; şehir, otel, mekân ve program alternatiflerini değerlendiririz.

3. Bütçe ve Operasyon Planlaması

Tüm hizmet kalemlerini, sorumlulukları, takvimi ve operasyon senaryolarını netleştiririz. Gerekli durumlarda alternatif planlar oluştururuz.

4. Katılımcı ve Seyahat Yönetimi

Kayıt, uçuş, konaklama, transfer, vize ve özel talepleri merkezi biçimde yönetiriz.

5. Saha Operasyonu

Karşılama ekiplerinden teknik prodüksiyona, toplantı akışından transferlere kadar etkinlik günü tüm operasyonu takip ederiz.

6. Raporlama ve Değerlendirme

Etkinliğin ardından katılım, seyahat, bütçe ve operasyon sonuçlarını kurumunuza uygun kapsamda raporlarız.

Neden Viking MICE?

Tek Ekipten Uçtan Uca Yönetim

Konsept, katılımcı, seyahat ve saha operasyonları birbirinden kopuk ekipler yerine tek bir yapı altında yönetilir.

Kurumsal Seyahat Uzmanlığı

Grup uçuşları, otel, transfer, vize ve seyahat değişiklikleri etkinlik operasyonuyla birlikte planlanır.

Teknoloji Destekli Katılımcı Deneyimi

Viking MICE App ile program, ulaşım, konaklama ve etkinlik iletişimi dijital ortamda bir araya getirilir.

Yurt İçi ve Yurt Dışı Operasyon Kabiliyeti

Türkiye’de ve farklı ülkelerde gerçekleştirilecek etkinlikler için destinasyon, tedarikçi ve saha operasyonu koordinasyonu sağlanır.

Bütçe ve Süreç Kontrolü

Hizmet kalemleri planlama aşamasından itibaren takip edilir; değişikliklerin bütçeye ve operasyon akışına etkisi yönetilir.

Kuruma Özel Çözümler

Her şirketin katılımcı profili, satın alma süreçleri, marka dili ve başarı ölçütleri farklıdır. Bu nedenle her etkinlik için ihtiyaca özel bir model oluştururuz.

Etkinliğiniz İçin Birlikte Yola Çıkalım

Bir yönetim toplantısı, uluslararası kongre katılımı, yüzlerce kişilik bayi buluşması veya yaratıcı bir ürün lansmanı planlıyor olabilirsiniz.

Viking MICE; etkinliğinizin yaratıcı fikrinden seyahat organizasyonuna, katılımcı yönetiminden saha operasyonuna kadar tüm aşamaları tek merkezden yönetir.

Siz etkinliğin iş hedeflerine odaklanın; biz ayrıntıları, katılımcı yolculuğunu ve operasyonu yönetelim.

---

Sık Sorulan Sorular

MICE nedir?

MICE; toplantılar, teşvik seyahatleri, konferanslar, kongreler ve kurumsal etkinlikleri kapsayan profesyonel organizasyon alanıdır. İngilizce Meetings, Incentives, Conferences ve Exhibitions kelimelerinin baş harflerinden oluşur.

Bir MICE ajansı hangi hizmetleri sunar?

Bir MICE ajansı; etkinlik konsepti, destinasyon ve mekân seçimi, uçuş, otel, transfer, vize, katılımcı kaydı, teknik prodüksiyon, saha operasyonu, bütçe takibi ve raporlama gibi süreçleri yönetebilir. Hizmet kapsamı etkinliğin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre belirlenir.

Viking MICE hangi organizasyonları düzenler?

Viking MICE; kurumsal toplantılar, konferanslar, kongreler, teşvik seyahatleri, bayi toplantıları, ürün lansmanları, gala yemekleri, ödül törenleri, açılışlar ve diğer kurumsal etkinlikler için hizmet sunar.

Yurt dışında etkinlik organize edebilir misiniz?

Evet. Etkinliğin gerçekleştirileceği destinasyona göre uçuş, konaklama, transfer, vize koordinasyonu, yerel tedarikçi ve saha operasyonu süreçleri birlikte planlanabilir.

Katılımcıların uçuş ve otel işlemleri de yönetiliyor mu?

Evet. Viking MICE’ın kurumsal seyahat yönetimi altyapısı sayesinde uçuş, konaklama, transfer ve gerekli seyahat süreçleri etkinlik planıyla birlikte yönetilebilir.

Viking MICE App ne işe yarar?

Viking MICE App; katılımcıların etkinlik programına, uçuş, otel ve transfer bilgilerine, bildirimlere ve etkinlik dokümanlarına mobil ortamdan erişmesini sağlar. Organizasyon ekibinin katılımcılarla anlık iletişim kurmasına yardımcı olur.

Etkinlik bütçesi nasıl yönetiliyor?

Etkinliğin hizmet kalemleri planlama aşamasında belirlenir. Mekân, konaklama, ulaşım, teknik prodüksiyon, yeme-içme ve diğer operasyon giderleri bütçe çerçevesinde takip edilir. Değişiklikler ve alternatifler kurumla koordineli biçimde değerlendirilir.

Teklif almak için hangi bilgiler gereklidir?

İlk değerlendirme için etkinliğin amacı, tahmini tarihi, katılımcı sayısı, tercih edilen şehir veya ülke, konaklama ihtiyacı, program süresi ve yaklaşık bütçe bilgileri yeterlidir. Ayrıntılar ihtiyaç analizi sırasında birlikte netleştirilir.