Kurumsal Etkinlik ve Yurt Dışı Gezi Organizasyonunda Katılımcı Deneyimi

Bir bayi toplantısı, şirket etkinliği veya yurt dışı teşvik gezisi düşünün. Uçuşlar alınmış, otel belirlenmiş, restoranlar seçilmiş. Programda toplantılar, aktiviteler ve akşam yemekleri var.

Organizasyon hazır. Peki herkes bu programdan aynı memnuniyetle mi ayrılacak?

İlk kez katılan bir bayi şirketi ve ekibi tanımak istiyor. Deneyimli iş ortağınız yönetimle konuşabileceği zaman arıyor. İlk kez yurt dışına çıkan çalışan daha fazla yönlendirme bekliyor. Destinasyonu daha önce ziyaret etmiş bir katılımcı ise farklı deneyimler yaşamak istiyor.

Aynı organizasyona katılmak, aynı beklentiye sahip olmak anlamına gelmiyor.

Başarılı bir kurumsal etkinlik ve gezi organizasyonu; şirketin hedeflerini, katılımcıların beklentilerini ve operasyonun koşullarını birlikte ele alır.

Kurumsal etkinliklerde ve gezilerde katılımcı deneyimi nedir?

Katılımcı deneyimi, davetin iletilmesinden organizasyon sonrası iletişime kadar kişinin yaşadığı sürecin bütünüdür. Bilgilendirme, ulaşım, konaklama, toplantı içeriği, sosyal program, serbest zaman ve ihtiyaç anında alınan destek bu deneyimi oluşturur.

Kişiselleştirilmiş etkinlik deneyimi ise ortak program içinde farklı amaç ve ihtiyaçlara uygun seçenekler sunmaktır.

Bir katılımcı yeni ürünleri öğrenmek, diğeri iş bağlantılarını geliştirmek, bir başkası ekibiyle vakit geçirmek isteyebilir. Gezi programında kimi yerel mutfağı keşfetmeyi, kimi kültür turunu, kimi de dinlenmeyi tercih edebilir.

Her katılımcıya ayrı bir organizasyon hazırlamak gerekmez. Önemli olan, farklı beklentilere karşılık verecek alanları baştan planlamaktır.

Planlamaya otel ve destinasyondan önce amaçla başlayın

Kurumsal etkinlik ve yurt dışı gezi organizasyonu çoğunlukla tarih, destinasyon, otel ve kişi sayısıyla başlar. Bu kararları yönlendirmesi gereken soru ise şudur:

“Katılımcı, bu organizasyondan ne kazanarak ayrılmalı?”

Bir bayi toplantısında ticari ilişkileri güçlendirmek, satış toplantısında ürün bilgisini artırmak, şirket gezisinde ekipler arası iletişimi geliştirmek, teşvik seyahatinde ise başarıyı takdir etmek öncelikli olabilir.

Örneğin ödül seyahati olarak duyurulan bir programın büyük bölümünü zorunlu toplantılarla doldurmak, verilen mesajla yaşanan deneyim arasında uyumsuzluk yaratabilir.

Katılımcıya ne vaat ediliyorsa programda da bunun karşılığı bulunmalıdır.

Hazırlık aşamasında sorulacak üç kısa soru, planlamaya yön verebilir:

• Bu organizasyondan temel beklentiniz nedir?
• Hangi konu, aktivite veya görüşme sizin için daha değerli?
• Programın verimli ve rahat geçmesi için hangi ihtiyacınızı bilmeliyiz?

Toplanan yanıtlar programda somut kararlara dönüşmelidir.

Ortak program içinde farklı ihtiyaçlara alan açın

Herkese aynı içeriği aynı yoğunlukta sunmak yerine ortak buluşmaları, ihtiyaca göre ayrılan çalışmalar ve seçeneklerle tamamlayabilirsiniz.

Yeni bayiler için şirketi ve ürünleri tanıtan bir oturum hazırlanırken deneyimli iş ortakları için bölgesel gelişim çalışmaları düzenlenebilir. Teknik ekipler ürün demonstrasyonuna katılırken yöneticiler küçük grup görüşmelerinde bir araya gelebilir.

Gezi programlarında da aynı yaklaşım uygulanabilir. Ortak bir sabah programının ardından kültür, gastronomi veya hafif tempolu keşif seçenekleri sunulabilir.

Katılımcılara seçim alanı bırakmak önemlidir. Kişinin unvanı, kıdemi veya yaşı, bütün beklentilerini açıklamaz.

Alternatifler planlanırken minimum katılım sayısı, rehber ihtiyacı, araç kapasitesi ve seçim için son tarih önceden belirlenmelidir. Böylece sunulan esneklik, yönetilebilir bir operasyonla desteklenir.

Yurt dışı şirket gezilerinde destinasyonu gruba göre seçin

Popüler bir şehir, her grup için doğru seçim olmayabilir.

Yurt dışı şirket gezisi, bayi gezisi veya teşvik seyahati planlarken uçuş süresi, aktarma ihtiyacı, giriş koşulları, mevsim, otelin konumu ve günlük ulaşım süreleri birlikte değerlendirilmelidir.

Grubun önceki seyahat deneyimi, ilgi alanları ve programın fiziksel yoğunluğu da seçimi etkiler.

Kısa süreli bir gezide uzun uçuşlar ve yoğun şehir içi transferler, destinasyonda geçirilebilecek zamanı azaltabilir. Daha yakın bir destinasyon ise katılımcılara daha fazla ortak deneyim ve dinlenme alanı sağlayabilir.

Doğru soru şudur:

“Bu destinasyon, bu grubun ve bu organizasyonun amacına uygun mu?”

Seyahat temposunu ve dinlenme zamanını birlikte planlayın

Sabah çok erken başlayan bir uçuşun ardından şehir turu, toplantı ve gala yemeği planlamak kâğıt üzerinde mümkün görünebilir. Katılımcı açısından ise yorucu olabilir.

Aynı durum yurt içi organizasyonlar için de geçerlidir. Uzun bir kara yolculuğunun hemen ardından yoğun bir toplantı programı başlatmak, katılımcının dikkatini ve enerjisini etkileyebilir.

Program hazırlanırken şu noktalar değerlendirilmelidir:

• Varış ile ilk oturum veya aktivite arasındaki süre.
• Otel giriş saatine kadar katılımcıların nasıl ağırlanacağı.
• Transfer ve yürüyüş süreleri.
• Toplantı ile akşam programı arasındaki dinlenme zamanı.
• Dönüş saatlerinin son günün programına etkisi.

İyi hazırlanmış bir programda serbest zaman da bilinçli bir planlama kararıdır.

Katılımcıların dinlenebilmesi, kişisel keşif yapabilmesi veya kendi aralarında görüşebilmesi için alan bırakılmalıdır.

Viking MICE App etkinlik ve gezilerde nasıl kullanılabilir?

Toplantı, kongre, bayi buluşması, şirket etkinliği veya grup gezisi… Organizasyonun türü ve destinasyonu ne olursa olsun, katılımcının güncel bilgiye kolay ulaşması deneyimin önemli bir parçasıdır.

“Program değişti mi?”, “Toplantı nerede?”, “Otelin adresi ne?”, “Ulaşım bilgilerime nasıl ulaşacağım?” gibi soruların yanıtları farklı mesajlar arasında kaybolmamalıdır.

Viking MICE App, yurt içi ve yurt dışı etkinlik ve gezilerde program takibini ve katılımcı iletişimini destekler.

Uygulama üzerinden:

• Gün ve saat bazında program takip edilebilir.
• Değişiklikler anlık bildirimlerle duyurulabilir.
• Uçak, tren ve otobüs bilet bilgilerine erişilebilir.
• Otel adresleri, menüler ve iletişim bilgileri görüntülenebilir.
• Konaklamalı organizasyonlarda oda arkadaşı seçimi yapılabilir.
• Etkinlik fotoğrafları paylaşılabilir.

Bir toplantının başlangıç saatinin değişmesi, akşam yemeğinin yerinin güncellenmesi veya gezi programında yeni bir düzenleme yapılması durumunda katılımcılar uygulama üzerinden bilgilendirilebilir.

Viking MICE App’in hangi özelliklerinin kullanılacağı, organizasyonun kapsamına ve katılımcıların ihtiyaçlarına göre belirlenir. Uygulamanın önceden tanıtılması ve temel bilgilerin zamanında paylaşılması da katılımcıların daha hazırlıklı başlamasına yardımcı olur.

Teknoloji bilgi akışını kolaylaştırırken doğru programı hazırlamak, değişiklikleri yönetmek ve ihtiyaç anında çözüm üretmek organizasyon ekibinin sorumluluğundadır.

Viking MICE App hakkında daha fazla bilgi alın.

Doğru kişilerin tanışmasını kolaylaştırın

Programda tanışma ve iletişim için zaman ayırmak tek başına yeterli olmayabilir. Özellikle ilk kez katılan kişiler, mevcut grupların arasına girmekte zorlanabilir.

Ortak bir konu etrafında düzenlenen küçük masalar, karma ekip aktiviteleri veya önceden planlanan görüşmeler daha somut bir yapı sunar.

Bir bayi toplantısında yeni müşteri kazanımı, satış sonrası hizmet veya bölgesel büyüme üzerine sohbet masaları oluşturulabilir. Şirket gezisinde farklı departmanlardan çalışanlar aynı aktivite grubunda bir araya getirilebilir.

Amaç, insanların doğal biçimde iletişim kurmasını kolaylaştırmak ve organizasyonun hedeflerine uygun bağlantılar geliştirmektir.

Bütçeyi toplam deneyime göre değerlendirin

Kurumsal etkinlik ve gezi bütçesinde uçak, otel ve restoran bedelleri kolayca karşılaştırılabilir. Ancak fiyat avantajını değerlendirirken program üzerindeki etkisine de bakılmalıdır.

Merkezden uzak bir otelin ulaşım maliyeti, uygun fiyatlı bir uçuşun ek geceleme ihtiyacı veya yoğun programın gerektirdiği araç ve rehber süreleri toplam bütçeyi değiştirebilir.

Satın alma, finans ve etkinlik ekipleri şu üç soruyu birlikte değerlendirmelidir:

1. Bu tercih toplam maliyeti nasıl etkiliyor?
2. Katılımcının zamanını ve konforunu nasıl etkiliyor?
3. Organizasyonun amacına ne kadar katkı sağlıyor?

Kişiselleştirilmiş deneyim için her zaman daha fazla harcama gerekmez. Mevcut bütçeyi grubun beklentilerine göre dağıtmak da fark yaratabilir.

Organizasyonun başarısı nasıl ölçülür?

Katılım sayısı ve genel memnuniyet puanı başlangıç göstergeleridir. Bunun yanında organizasyonun amacına ulaşıp ulaşmadığı da değerlendirilmelidir.

Bir bayi gezisinde yönetimle temas ve iş birliği fırsatları, ekip etkinliğinde çalışanlar arasındaki iletişim, teşvik seyahatinde ise takdir edilme hissi ve programın ödül beklentisini karşılaması incelenebilir.

Değerlendirmede şu başlıklar kullanılabilir:

• Programın katılımcı beklentilerine uygunluğu.
• Ortak aktiviteler ve serbest zaman dengesi.
• Ulaşım, konaklama ve bilgilendirme süreçleri.
• Öğrenilen bilgiler ve kurulan yeni bağlantılar.
• Organizasyon sonrasında takip edilecek işler.
• Bir sonraki organizasyonda korunması veya değiştirilmesi gereken unsurlar.

Etkinlik sonrası iletişim de bu hedeflere göre hazırlanmalıdır. Bilgi isteyen kişiye ilgili doküman, görüşme talep eden kişiye sorumlu ekip ve bir sonraki adım iletilmelidir.

Viking Turizm ile etkinlik ve gezilerinizi birlikte tasarlayalım

Viking Turizm’de kurumsal toplantıları, kongreleri, bayi organizasyonlarını, şirket gezilerini ve teşvik seyahatlerini; şirketinizin hedefleri, katılımcı profili ve bütçesi etrafında ele alıyoruz.

Ulaşım, konaklama, toplantı, sosyal program ve saha koordinasyonunu birlikte planlıyor; Viking MICE App ile katılımcı bilgilendirmesini ve program takibini destekleyebiliyoruz.

Bir sonraki yurt içi veya yurt dışı organizasyonunuz için, katılımcıların beklentileriyle şirketinizin hedeflerini buluşturan programı birlikte oluşturalım.

Etkinlik ve organizasyon ekibimizle iletişime geçin.

 

---

Sık Sorulan Sorular

Kurumsal etkinliklerde katılımcı deneyimi nasıl geliştirilir?

Katılımcı beklentileri önceden öğrenilmeli; program, seyahat ve iletişim süreçleri bu ihtiyaçlara göre hazırlanmalıdır. Organizasyon sonrasında başlangıç hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığı değerlendirilmelidi

Yurt dışı şirket gezisi nasıl planlanır?

Önce gezinin amacı, katılımcı profili, tarih aralığı ve bütçesi belirlenir. Ardından destinasyon, ulaşım, giriş koşulları, konaklama, aktiviteler ve saha operasyonu birlikte planlanır.

Bayi gezisi ile teşvik gezisi arasındaki fark nedir?

Bayi gezisinde iş ortaklarıyla ilişkileri ve bağlılığı güçlendirmek öne çıkabilir. Teşvik gezisi ise belirlenen başarı veya performansı ödüllendirmeyi amaçlar. İki amaç aynı organizasyonda bir araya getirilebilir.

Viking MICE App hangi organizasyonlarda kullanılabilir?

Viking MICE App; yurt içi ve yurt dışı toplantılarda, kongrelerde, bayi buluşmalarında, şirket etkinliklerinde, teşvik seyahatlerinde ve grup gezilerinde kullanılabilir. Özellikler organizasyonun ihtiyaçlarına göre değerlendirilir.

Kişiselleştirilmiş etkinlik ve gezi programı daha yüksek bütçe gerektirir mi?

Her zaman gerekmez. Beklentileri önceden toplamak, mevcut programı katılımcı ihtiyaçlarına göre düzenlemek ve bilgi akışını kolaylaştırmakla başlanabilir. Ek hizmetlerin maliyeti organizasyonun kapsamına göre değerlendirilir.