Kurumsal Seyahat Artık Bir Maliyet Değil, Stratejik Bir Yatırım

Birçok kurum ve sektörde seyahat bütçeleri artık milyonlarla ifade ediliyor.
Ancak hâlâ birçok kurum seyahati sadece bir “bilet maliyeti” veya “servis ücreti” olarak görüyor.
Oysa günümüz dünyasında kurumsal seyahat, iyi yönetildiğinde verimlilik, çalışan memnuniyeti ve marka itibarı açısından bir yatırımdır.

Bu farkı yaratmanın yolu da seyahat ihalelerini sadece fiyat yarışına çevirmemekten geçiyor.

Ucuz Bilet Göründüğü Gibi Değildir

Birçok satın alma departmanı için temel kıyaslama “en ucuz servis ücretidir”

Fakat gerçek tablo çok daha farklıdır:

• Zamanında rezervasyon
• Gerçekci bir seyahat politikası
• Uçuş iptalleri ve değişiklik ücretleri
• Gereksiz taksi, ulaşım ve otel konaklamaları
• Uygun olmayan rota seçimleri
• Kayıp zaman ve verimsizlik
• İptal edilmesi unutulan biletler ve seyahatler
• İadelerin takibi

Tüm bu kalemler toplam seyahat maliyetini %20’ye kadar artırabilir.
Bu nedenle artık sadece fiyat değil, toplam seyahat maliyetine veya kalitesizlik maliyetine engel olmaya odaklanmak gerekir.

Ucuz servis ücreti sadece kağıt üzerinde kazandırır, doğru yönetim uzun vadede gerçek tasarrufu sağlar.

Şeffaf ve Denetlenebilir Seyahat Yönetimi

Bir kurumun güvenle çalışabileceği seyahat yönetim şirketi,
her işleminde şeffaf, belgelenebilir ve denetlenebilir bir yapı sunmalıdır.

Aşağıdaki sorulara net cevap veremeyen bir firma, ne kadar ucuz olursa olsun risklidir:

• Bilet hangi sistemden kesildi?
• Hizmet bedeli, komisyon ve vergi oranı açık mı?
• Havayolu posu mu, acenta pos mu kullanıldı?
• Faturalar denetlenmeye açık mı?
• Faturalarda tüm kalemler ayrı ayrı gösteriliyor mu?

Bu soruların net yanıtı varsa, o işte güven vardır.
Viking Turizm gibi denetlenebilir ve açık politikalı seyahat yönetim şirketleri bu farkı yaratır.

Etkinlik ve Seyahat Birlikte Yönetilmeli

Kongre, lansman, toplantı, eğitim veya teşvik gezileri…
Hepsi kurumlar için hem prestij hem de operasyonel yük anlamına gelir.

Birçok kurumda etkinlik ve seyahat ayrı departmanlarca, farklı tedarikçilerle yürütülüyor.
Bu durum; çakışan ödemeler, Havayolu indirim/kurumsal programı kapsamı dışında kalma riski, zaman kaybı, bütçe sapması ve tüm tedarikçilerde seyahat hacmi odaklı faydalarda kayıp riski yaratıyor.

-Seyahat ve etkinliği tek elden, uçtan uca yönetebilen bir yapı.

Bu model sayesinde:

• Tek sözleşme
• Tek rapor
• Tek muhatap
• Ve sıfır veri kaybı ve raporlama

Kuruma gerçek kontrol ve ölçülebilir verim kazandırır.

Seyahat İhalesinde Dikkat Edilmesi Gereken Maddeler

Bir seyahat ihalesi hazırlanırken aşağıdaki başlıklar mutlaka yer almalıdır:

Kriter	Neden Önemli	Ne Talep Edilmeli
Şeffaf Fiyatlandırma	Gizli komisyonları önler	Hizmet bedeli, vergi ve ek ücret kalemleri açıkça belirtilmeli
Denetlenebilir Yapı	Finansal şeffaflık sağlar	Fatura ve işlem kayıtlarına erişim sağlanmalı
Etkinlik Entegrasyonu	Operasyonel verim sağlar	Toplantı ve seyahat aynı platformda yönetilmeli
Risk Yönetimi	Çalışan güvenliğini sağlar	7/24 destek, acil durum planı olmalı
Teknoloji & Otomasyon	Zaman kazandırır, hatayı azaltır	Online rezervasyon ve onay sistemi
Karbon Takibi & Sürdürülebilirlik	ESG uyumlu yaklaşım sağlar	Emisyon raporlaması yapılabilmeli

Bunları sağlayan bir seyahat yönetim şirketi, sadece fiyat değil, güven, hız ve denetim avantajı sunar.9

Teknoloji ile Akıllı Seyahat Yönetimi

Teknolojik sistemler sayesinde:

• Uçak bileti fiyat değişimleri önceden tahmin edilebiliyor
• Kurum politikalarına aykırı rezervasyonlar otomatik reddediliyor
• Harcama sapmaları sistem tarafından tespit ediliyor
• Yönetici raporları tek tuşla hazırlanabiliyor

Kısacası teknoloji ve daha çok hayatımıza girmekte olan yapay zekâ, seyahat sürecini hem hızlandırıyor hem hatasızlaştırıyor.
Viking Turizm gibi teknolojiye yatırım yapan kurumlar, bu dönüşümün öncüsü konumunda.

İşlem Ücreti Fiyatı Tek Başına Kriter Olmamalı

Bir seyahat ihalesinin sonunda “kim daha ucuz verdi?” sorusu değil,
“bu çözüm bize uzun vadede ne kazandıracak?” sorusu sorulmalı.

Yanlış yönetilen seyahat süreçleri, havayolu indirimlerinden otel anlaşmalarına kadar birçok kurumsal avantajın kaybına ve toplam seyahat maliyetlerinin artmasına yol açabilir.
Oysa doğru seyahat yönetimi; harcamayı azaltır, zamanı optimize eder, veriyi görünür kılar, denetimi kolaylaştırır ve etkinlik ile seyahati tek çatı altında toplar.
Bu yaklaşım, kurumlara yalnızca tasarruf değil; aynı zamanda güvenilirlik, sürdürülebilirlik ve uzun vadeli verimlilik kazandırır.

Seyahat Bütçesi Bir Gider Değil, Yönetilen Stratejik Bir Değerdir

Birçok kurum, seyahat bütçesini hâlâ yalnızca maliyet kalemi ve gereksiz olarak görüyor.
Oysa bu alan, doğru planlama ve veriye dayalı yönetimle çalışan verimliliğini, marka itibarını ve iş sürekliliğini destekleyen stratejik bir yatırım haline gelir.

Gerçek fark artık “kim daha ucuz teklif veriyor?” sorusunda değil, “kim süreci daha şeffaf, daha akıllı ve daha denetlenebilir sunuyor?” sorusundadır.

 

Viking Turizm olarak biz, kurumsal seyahati yalnızca operasyonel bir süreç değil, kuruma katkı sağlayan, ölçülebilir bir yönetim disiplini olarak ele alıyoruz.

Viking Turizm, bu anlayışla kurumlara sadece bilet değil; veri, güven ve stratejik kontrol gücü kazandırır.